Checklist operativo
Checklist de cumplimiento Verifactu para pymes y asesorías
Para cumplir Verifactu, cada factura debe salir con su registro, su huella encadenada y su código QR, y conviene poder demostrar después qué pasó con cada una. Este checklist ordena lo que hay que revisar antes, durante y después de emitir, pensado para equipos y despachos que necesitan control diario sin complejidad innecesaria.
Actualizado el · Lectura de 4 min · Por el equipo de ElFactu
En resumen
- Antes de emitir: datos fiscales completos, clientes con NIF validado, series correlativas y certificado digital probado en el entorno de pruebas de la AEAT.
- Al emitir: registro de alta con huella encadenada y código QR en cada factura (Real Decreto 1007/2023 y Orden HAC/1177/2024).
- Después: conserva los registros, los XML y las respuestas de la AEAT durante el plazo de prescripción, con carácter general cuatro años.
- Fechas vigentes: 1 de enero de 2027 para sociedades y 1 de julio de 2027 para el resto (Real Decreto-ley 15/2025); el aplazamiento a 2028 solo está anunciado.
Antes de emitir: datos maestros y configuración
Antes de emitir la primera factura en producción, revisa tus datos fiscales, los de cada cliente, tus series de numeración y el certificado digital. Esa preparación evita muchos rechazos.
- Datos fiscales del emisor completos: NIF, razón social y domicilio.
- Clientes con NIF validado y país informado (clave para operaciones intracomunitarias).
- Series y numeración correlativas, sin huecos ni duplicados.
- Tipos de IVA e IRPF definidos por tipo de operación.
- Certificado digital cargado, vigente y probado en el entorno de pruebas de la AEAT.
Durante la emisión y el envío
Al emitir, cada factura debe producir su registro de alta con huella encadenada e incorporar el código QR. En la modalidad VERI*FACTU, que es voluntaria, la factura lleva además la leyenda «VERI*FACTU» y el registro se envía a la AEAT guardando su respuesta. La observabilidad es parte del cumplimiento efectivo.
- Registro de alta por factura con huella encadenada al anterior.
- QR (y, en VERI*FACTU, la leyenda) visibles en el PDF entregado al cliente.
- Envío a la AEAT y almacenamiento de la respuesta (aceptado, aceptado con errores, rechazado).
- Política de reintentos ante errores de comunicación y alertas de rechazo.
- Anulaciones y rectificativas siempre con su propio registro, nunca borrando.
Después de emitir: evidencias y control
Después de emitir, conserva los registros, los XML enviados y las respuestas de la AEAT durante el plazo de prescripción y revisa cada incidencia. Una asesoría debe poder demostrar qué ocurrió con cada factura y cuándo se actuó.
Un panel único para estados, errores y reintentos reduce el tiempo de soporte y mejora la calidad operativa.
- Panel de estados por factura y filtros por rechazo o pendiente.
- Conservación de los XML enviados y de las respuestas de la AEAT durante el plazo de prescripción.
- Exportación de registros para el asesor o para una inspección.
- Revisión periódica de incidencias y de la vigencia del certificado.
Checklist específico para asesorías y despachos
Si llevas varias sociedades o carteras, la clave es estandarizar: un mismo procedimiento de alta, un certificado (propio o de representante) por cliente y un cuadro de control transversal.
- Acceso segregado por cliente y por miembro del equipo.
- Certificado del cliente o de representante configurado antes del primer envío real.
- Procedimiento documentado de alta, prueba y paso a producción.
- Consulta de la declaración responsable del software que usas y de sus actualizaciones.
Preguntas frecuentes
¿Qué evidencias debo conservar de cada factura?
Los registros de alta y de anulación, la respuesta de la AEAT a cada envío y la factura entregada al cliente con su QR. Deben conservarse durante el plazo de prescripción tributaria (con carácter general, cuatro años).
¿Las facturas simplificadas también generan registro?
Sí. El reglamento se aplica a todas las facturas emitidas con el programa, incluidas las simplificadas (tickets). Cada una debe tener su registro de facturación y su huella. ElFactu todavía no emite facturas simplificadas.
¿Qué es la declaración responsable del software?
Es el documento con el que el fabricante declara que su programa cumple el Reglamento de sistemas informáticos de facturación. Debe estar a disposición de quienes usan el programa, así que pídesela a tu proveedor y comprueba qué versión cubre.
Fuentes oficiales
Guía revisada con estas fuentes el .
- Real Decreto 1007/2023 (se abre en una ventana nueva)
Reglamento de los sistemas informáticos de facturación (texto consolidado).
- Orden HAC/1177/2024 (se abre en una ventana nueva)
Especificaciones técnicas: registros, huella, código QR y leyenda «VERI*FACTU».
- Agencia Tributaria: sistemas informáticos de facturación y VERI*FACTU (se abre en una ventana nueva)
Información oficial, preguntas frecuentes y servicio de cotejo de facturas.
Contenido informativo elaborado por ElFactu (LEON WEBS, S.L.). No constituye asesoramiento fiscal o jurídico; contrasta los plazos con la normativa vigente y con tu asesoría.